一張很寬的試算表對上印表機，是大多數人前幾次都會輸掉的一場仗。欄位從右邊緣掉出去，落在幾張孤零零的頁面上；標題列只出現在第一頁，之後就再也不見；印出來的那一疊紙讀起來毫無道理。
這些 Excel 全都處理得很好，以下就是完整的設定 — 外加它唯一做不到的那件事。
從分頁預覽開始
先到「檢視」索引標籤 >「分頁預覽」，看看 Excel 目前打算怎麼分頁。
這篇教學講的是桌面版應用程式，Windows 或 Mac 都適用。Excel 網頁版可以預覽與列印，但沒有「分頁預覽」，沒辦法新增或移動分頁，也沒有「列印標題」 — 要做列印設定，請用桌面版。
工作表會重新繪製，每一道頁面邊界上都有藍線，每一頁上也都有一個灰色的大頁碼。
- 虛線藍線是 Excel 自己算出來的分頁。
- 實線藍線是手動設定的分頁。
- 拖曳任何一條線都可以移動該處的分頁。而您一旦拖動一條自動分頁，它就變成手動分頁了。
- 把分頁往外拖可以在一頁上塞進更多內容，而 Excel 會把整張工作表縮小以塞得下 — 這就是經典的「為什麼我印出來的東西小得像螞蟻」。
這些指令位於「版面配置」索引標籤的「分頁符號」底下：「插入分頁」會在選取的儲存格處插入分頁，另外還有「移除分頁」與「重設所有分頁」。
如果這個檔案是別人交給您的，請先從「重設所有分頁」開始。過時的手動分頁，是工作表分頁怪異最常見的原因。
一個但書：Microsoft 的文件寫明，當工作表使用「最適調整」縮放時，手動分頁可能不會生效 — 而下一節要用的「寬度」與「高度」方塊，開啟的正是「最適調整」。在「最適調整」之下，分頁由 Excel 自己決定。手動分頁是搭配「調整成」百分比縮放使用的工具，所以這兩者請擇一。
把寬度收進一頁，讓高度自己往下延伸
這是 Excel 裡最實用的列印設定，也是最多人設錯的一個。
在「版面配置」索引標籤的「配合調整大小」群組中：
- 把「寬度」設成「1 頁」。
- 「高度」維持「自動」。
- 「縮放比例」方塊不要動 — 只要「寬度」或「高度」不是「自動」而是頁數，它就會變灰，而這是正確的行為。
所有欄位都會落在一頁的寬度之內，列則往下延伸到它們需要的頁數 — 這幾乎永遠是您對一張長表格的期待。
別用列印設定裡的「將工作表放入單一頁面」：它會把兩個方向都擠進同一張紙，在真實的試算表上，結果根本讀不了。
有兩件事要留意：
Excel 會縮得比合理範圍還小。它最低可以縮到 10%，而低於大約 60% 之後，大多數印出來的試算表就不再讀得下去了。如果「寬度：1 頁」把比例壓到那麼低，請把欄寬縮窄、字型調小一級、打開自動換行，或把不需要列印的欄隱藏起來。
先試試橫向。「版面配置」>「方向」>「橫向」。一張寬表格放在橫向 A4 上，往往完全不需要縮放。
讓標題列出現在每一頁
一張沒有欄位標題的第四頁毫無用處。「凍結窗格」幫不上忙 — 它只作用於螢幕，對列印沒有任何影響。
您要找的控制項是「版面配置」索引標籤 >「列印標題」，它會開啟「版面設定」對話方塊並停在「工作表」索引標籤上：
- 「標題列」 — 按下摺疊按鈕再選取您的標題列，或直接輸入
$1:$1。如果標題有兩列，就是$1:$2。 - 「標題欄」 — 同樣的道理，用在第一欄用來標示每一列的寬表格上，通常是
$A:$A。
有兩個陷阱，看起來會像是這個功能壞掉了：
- 當圖表處於選取狀態、當您正在編輯儲存格，或當電腦上沒有安裝任何印表機時，「列印標題」會變灰 — 這是 Microsoft 記載的三種情況。請先點一下一般的儲存格。
- 這項設定是以工作表為單位，不是以活頁簿為單位。另外，如果同時選取了多個工作表索引標籤，對話方塊裡的「標題列」與「標題欄」方塊會無法使用，要點一下單一索引標籤解除群組之後才會恢復。
設定列印順序
當一張工作表同時比一頁更寬也更高時，Excel 會決定要先往下走完列、還是先往右走完欄，而這會改變整疊列印稿讀起來的順序。
開啟「版面設定」對話方塊 — 入口是「版面配置」索引標籤上「版面設定」群組角落的那個小箭頭 — 然後切到「工作表」索引標籤，找到「列印順序」：
- 「循欄列印」會先印完第一組欄的所有列，再往右移到下一組欄。這是預設值。
- 「循列列印」則是先橫向印完整個寬度，再往下移。
對一張只有一頁寬的長表格來說，這沒有差別。對一張有好幾組欄的寬表格來說，「循列列印」會讓每一條橫向的帶狀區域保持在一起。
設定列印範圍，把頁面整理乾淨
還有幾項設定：
- 列印範圍。選取範圍，然後「版面配置」>「列印範圍」>「設定列印範圍」。少了它，Excel 會把它認定為已使用的一切都印出來，其中往往包含那些曾經被碰過的空白儲存格。
- 置中。「版面配置」>「邊界」>「自訂邊界」>「置中方式」>「水平置中」。可以避免一張窄表格緊貼著左邊緣。
- 格線與標題。「版面設定」>「工作表」索引標籤。勾選「格線」就會印出儲存格的框線；如果讀的人需要儲存格位址，就再勾選「列與欄標題」。
- 頁尾放頁碼。「插入」>「頁首及頁尾」，然後插入「頁碼」與「頁數」。一份十二頁的列印稿要是少了它們，重新排回順序會很難。
- 錯誤值的顯示方式。「版面設定」>「工作表」索引標籤可以讓儲存格錯誤印成空白，而不是印出
#N/A，任何要交到別人手上的東西都值得這樣處理。
按下列印之前先檢查一遍
「檔案」>「列印」會顯示完整的預覽，底部還有頁面導覽。請把每一頁都翻過一遍，看看最後面有沒有孤零零的欄、第一頁之後標題列有沒有不見、比例是不是小到讀不了，以及分頁有沒有落在某個群組的中間。
「檢視」>「整頁模式」可以讓您在看得見邊界、頁首與頁尾的狀態下編輯工作表 — 做最後的修補很好用。
這就是 Excel 完整的列印設定。這件事沒有理由去用別的工具。
Excel 唯一做不到的那件列印工作
上面所有的設定，都是為了讓一張試算表在一疊紙上讀得下去 — 每一張印出來的紙都是文件的一頁，一頁接一頁地讀。
拼貼是另一回事：把許多張紙變成一整幅大圖，用膠帶接起來掛到牆上。
第二件事 Excel 做不到。它的縮放範圍離海報尺寸還差得遠，頁面之間沒有重疊，沒有裁切標記，沒辦法告訴它「把這個做成兩公尺寬」，而且頁面邊界一定落在儲存格的邊上。這不是在批評 — Excel 的列印引擎是為文件而生的，而它把文件做得很好。
會撞上這個缺口的情況包括：一張必須貼上牆的甘特圖、一張要用在簡報或生產現場、而且真的要海報尺寸的圖表、一份匯出後需要比紙張更大的 PDF，或是一面三公尺外就要看得清楚的儀表板。
Excel 與 Docuslice 比較
| 功能 | Microsoft Excel | Docuslice |
|---|---|---|
| 試算表在一疊 A4 紙上讀得下去 | ✅ | ❌ 不是它的工作 |
| 每一頁列印稿都重複標題列 | ✅ 列印標題 | ❌ |
| 精確控制分頁的落點 | ✅ 分頁預覽 | ❌ |
| 所有欄位收進一頁寬 | ✅ 配合調整大小 | ❌ |
| 選擇頁面印出來的順序 | ✅ 循欄或循列 | ❌ |
| 多張紙接成一整幅大圖 | ❌ | ✅ |
| 列印比紙張更大的圖稿 | ❌ 縮放已到上限 | ✅ 任何牆面尺寸 |
| 紙張之間的重疊 | ❌ | ✅ 25–100% 預設值 |
| 裁切參考線 | ❌ | ✅ 切割線 + 剪刀標記 |
| 供拼接用的拼貼編號 | ❌ | ✅ 欄與列或連續 |
| 設定精確的完成尺寸 | ❌ | ✅ mm、cm、m、in、ft |
| 直接指定張數 | ❌ | ✅ 網格模式 |
這裡沒有任何東西可以取代 Excel 的列印設定。如果您的產出就是一張試算表，您需要的一切都在 Excel 裡。
把 Excel 圖表或 PDF 以真正的海報尺寸列印
把圖稿從 Excel 裡弄出來，然後拼貼它。
步驟 1 — 把它從 Excel 裡弄出來
- 一張圖表：在圖表上按右鍵，選擇「另存成圖片」。請先點圖表的外框，讓整張圖表被選取，而不是選到裡面的某個元素，否則這個選項不會出現。
- 一張工作表或一整本活頁簿：Windows 上是「檔案」>「匯出」>「建立 PDF/XPS 文件」；Mac 上是「檔案」>「另存新檔」（或「檔案」>「匯出」）再選 PDF。請先設好列印範圍與「配合調整大小」的選項 — PDF 是依照您當下的列印設定產生的，所以上面所有內容依然適用。
步驟 2 — 開啟檔案並選好紙張
把檔案拖到 Docuslice 的畫布上，選好您的紙張：Letter、Legal、A1 到 A6、A3+、Tabloid、Ledger、相片尺寸或自訂尺寸，兩種方向都可以。
步驟 3 — 設定牆面上的完成尺寸
切換到大小模式，用毫米、公分、公尺、英吋或英尺輸入完成尺寸 — 依照那面牆需要多大來填，而不是填一個百分比。拼貼網格會隨著您輸入即時重畫。網格模式則是反過來運作：直接指定張數。
步驟 4 — 重疊、頁面編號、匯出
設定重疊 — 關閉、25%、50%、75% 或 100% — 讓相鄰的紙張共用一條可以裁切與黏貼的帶狀區域。打開切割線與剪刀標記，也打開頁面編號，好讓整疊紙拼得回去：欄與列，或連續。接著匯出成拼貼 PDF 或圖片。
走 PDF 這條路的話，Pro 方案的向量 PDF 匯出會讓圖表的線條與文字在拼貼過程中維持向量，而不是被點陣化 — 一張滿是細格線與小標籤的壁掛圖表，需要的正是這個。隆重推出 Docuslice 向量 PDF 匯出有完整說明。走圖片這條路的話，關鍵的控制項是匯出 DPI：標準 160 是免費的，高 300 與最大 600 則在付費方案上，而付費方案是一次性付費。
Docuslice 在瀏覽器裡就能執行，另有 Mac、Windows、iOS 與 Android 應用程式，並有免費方案。大型 PDF 如何分割列印在多張紙上把整條 PDF 路線走得非常詳細。
常見問題
「版面配置」>「配合調整大小」，把「寬度」設成「1 頁」，「高度」維持「自動」。所有欄位都會落在一頁的寬度之內，列則依需要往下延伸到多張紙上。
「版面配置」>「列印標題」，然後在「工作表」索引標籤中把「標題列」設成您的標題列。「凍結窗格」不會影響列印 — 它只是螢幕上的設定。
幾乎都是因為有一條分頁被往外拖了，逼得 Excel 把整張工作表縮小以塞得下。請到「檢視」>「分頁預覽」裡檢查，或用「版面配置」>「分頁符號」>「重設所有分頁」，再刻意把縮放設定一次。
Microsoft 記載了功能區按鈕變灰的三個原因：圖表處於選取狀態、您正在編輯儲存格，或是沒有安裝任何印表機。請先點一下一般的儲存格，再開啟「列印標題」。另外有兩種情況只會讓對話方塊裡的方塊無法使用 — 同時選取了多個工作表索引標籤，點一下單一索引標籤解除群組即可解決；以及從「檔案」>「列印」而不是「版面配置」索引標籤進入「版面設定」。
不行。Excel 的列印引擎做的是把文件分頁；它沒有拼貼、沒有重疊，也沒有裁切標記。請把圖表另存成圖片或匯出成 PDF，再去拼貼那個檔案。一張 A1 壁掛圖表會拼成 9 張 A4 — 以面積算是 8 張，但網格會進位 — 而 A0 在精確的 ISO 尺寸 841 x 1189 mm 下是 25 張，若把畫布輸入為 840 x 1188 mm 則是 16 張。完整的階梯在海報尺寸完全解析；如何在家把海報列印到多張紙上則涵蓋拼接的部分。
試用 Docuslice
試算表的列印就留在 Excel 裡 — 等到哪天圖表非上牆不可，再來找 Docuslice。