Một bảng tính rộng đối đầu với máy in là cuộc chiến mà phần lớn mọi người thua trong vài lần đầu. Các cột rơi khỏi mép phải sang những trang lạc lõng, hàng tiêu đề chỉ xuất hiện ở trang một rồi biến mất, và cả chồng giấy in ra chẳng đọc theo thứ tự nào cả.
Excel xử lý tất cả những chuyện đó rất tốt, và đây là trọn bộ thiết lập — cùng với công việc duy nhất mà nó không làm được.
Hãy Bắt Đầu Từ Page Break Preview
Hãy bắt đầu bằng thẻ View > Page Break Preview để xem Excel đang định chia trang thế nào.
Bài hướng dẫn này nói về ứng dụng máy tính để bàn, trên Windows hay Mac. Excel cho web xem trước và in được, nhưng không có Page Break Preview, không có cách nào thêm hay dời chỗ ngắt trang, và cũng không có Print Titles — muốn thiết lập in, hãy dùng ứng dụng máy tính để bàn.
Trang tính vẽ lại với các đường màu xanh ở mọi ranh giới trang và một số trang màu xám cỡ lớn nằm trên mỗi trang.
- Đường xanh nét đứt là những chỗ ngắt do chính Excel tự tính ra.
- Đường xanh nét liền là những chỗ ngắt đã được đặt thủ công.
- Kéo bất kỳ đường nào để dời chỗ ngắt. Ngay khoảnh khắc bạn kéo một chỗ ngắt tự động, nó trở thành chỗ ngắt thủ công.
- Kéo một chỗ ngắt ra phía ngoài để nhét thêm nội dung vào một trang, và Excel sẽ thu nhỏ cả trang tính lại cho vừa — chính là câu chuyện kinh điển “vì sao bản in của tôi ra bé tí xíu”.
Các mục lệnh nằm ở thẻ Page Layout, dưới Breaks: Insert Page Break tại ô đang chọn, Remove Page Break, và Reset All Page Breaks.
Nếu bạn nhận lại tệp từ người khác, hãy bắt đầu bằng Reset All Page Breaks. Những chỗ ngắt thủ công còn sót lại là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một trang tính chia trang một cách kỳ quặc.
Một lưu ý: Microsoft ghi rõ rằng các chỗ ngắt trang thủ công có thể không có tác dụng khi trang tính đang ở kiểu thu phóng Fit to — mà đó chính là thứ hai ô Width và Height ở phần sau bật lên. Ở kiểu Fit to, Excel tự tính lấy việc chia trang. Chỗ ngắt thủ công là công cụ dành cho kiểu thu phóng theo phần trăm Adjust to, nên bạn hãy chọn một trong hai.
Dồn Bề Rộng Vào Một Trang và Để Chiều Cao Chạy Tự Do
Thiết lập in hữu ích nhất trong Excel, và cũng là thiết lập bị làm sai nhiều nhất.
Ở thẻ Page Layout, trong nhóm Scale to Fit:
- Đặt Width thành 1 page.
- Để Height ở Automatic.
- Đừng động vào ô Scale — nó mờ đi ngay khi Width hay Height là một số trang thay vì Automatic, và như vậy là đúng.
Mọi cột đều nằm gọn trong một bề rộng trang, còn các hàng thì chạy xuống bao nhiêu trang tùy chúng cần — gần như luôn là thứ bạn muốn ở một bảng dài.
Đừng dùng “Fit Sheet on One Page” trong phần thiết lập in: nó ép cả hai chiều vào đúng một tờ giấy, và với một bảng tính thật thì kết quả không đọc nổi.
Hai điều cần để ý:
Excel sẽ thu nhỏ quá mức hợp lý. Nó xuống được tới 10%, mà dưới khoảng 60% thì phần lớn bảng tính in ra không còn đọc được nữa. Nếu Width: 1 page đẩy tỷ lệ xuống thấp tới vậy, hãy thu hẹp các cột, giảm cỡ chữ đi một point, bật xuống dòng trong ô, hoặc ẩn những cột không cần in.
Hãy thử hướng ngang trước. Page Layout > Orientation > Landscape. Một bảng rộng đặt trên khổ A4 nằm ngang thường chẳng cần thu phóng gì cả.
Lặp Lại Hàng Tiêu Đề Trên Mọi Trang
Trang thứ tư mà không có tên cột thì vô dụng. Freeze Panes không giúp được gì — nó chỉ có tác dụng trên màn hình và không ảnh hưởng chút nào tới việc in.
Tùy chọn bạn cần là thẻ Page Layout > Print Titles, nó mở hộp thoại Page Setup ngay ở thẻ Sheet:
- Rows to repeat at top — hãy nhấn nút thu gọn rồi chọn hàng tiêu đề của bạn, hoặc gõ thẳng
$1:$1. Với tiêu đề hai hàng thì là$1:$2. - Columns to repeat at left — cũng ý ấy, dành cho một bảng rộng mà cột đầu tiên là nhãn của từng hàng. Thường là
$A:$A.
Hai cái bẫy khiến bạn tưởng tính năng bị hỏng:
- Print Titles mờ đi khi đang có một biểu đồ được chọn, khi bạn đang sửa nội dung một ô, hoặc khi máy chưa cài máy in nào — ba điều kiện Microsoft ghi rõ. Hãy nhấn vào một ô bình thường trước đã.
- Thiết lập này áp cho từng trang tính, chứ không phải cho cả tệp bảng tính. Và nếu nhiều thẻ trang tính đang được chọn cùng lúc, hai ô Rows và Columns bên trong hộp thoại sẽ không dùng được cho tới khi bạn nhấn vào một thẻ duy nhất để bỏ nhóm chúng.
Đặt Thứ Tự Trang
Khi một trang tính vừa rộng hơn vừa cao hơn một trang giấy, Excel phải quyết định đi xuống theo các hàng trước hay đi ngang theo các cột trước, và điều đó thay đổi cách đọc cả chồng giấy in ra.
Hãy mở hộp thoại Page Setup — mũi tên nhỏ ở góc nhóm Page Setup trên thẻ Page Layout — rồi sang thẻ Sheet, ở mục Page order:
- Down, then over in hết các hàng của khối cột đầu tiên, rồi mới dịch sang phải tới khối tiếp theo. Đây là mặc định.
- Over, then down in hết bề ngang trước, rồi mới đi xuống.
Với một bảng dài chỉ rộng đúng một trang thì chuyện này chẳng khác gì nhau. Với một bảng rộng có nhiều khối cột, “Over, then down” giữ cho mỗi dải ngang nằm liền nhau.
Đặt Vùng In và Dọn Dẹp Trang
Vài thiết lập nữa:
- Vùng in. Hãy chọn vùng dữ liệu, rồi Page Layout > Print Area > Set Print Area. Không có nó, Excel in ra mọi thứ mà nó cho là đã dùng tới, thường gồm cả những ô trống từng bị chạm vào.
- Canh giữa. Page Layout > Margins > Custom Margins > Center on page > Horizontally. Ngăn một bảng hẹp nép sát mép trái.
- Đường lưới và tiêu đề hàng cột. Page Setup > thẻ Sheet. Hãy tích Gridlines để in các đường viền ô, và Row and column headings nếu người đọc cần biết địa chỉ ô.
- Số trang ở chân trang. Insert > Header & Footer, rồi chèn Page Number và Number of Pages. Một bản in mười hai trang mà thiếu chúng thì ghép lại rất khổ.
- Hiển thị lỗi. Page Setup > thẻ Sheet cho phép bạn in các ô lỗi thành ô trống thay vì
#N/A, đáng làm với bất cứ thứ gì bạn sắp đưa cho người khác.
Kiểm Tra Trước Khi Bấm In
File > Print hiển thị bản xem trước đầy đủ, kèm phần chuyển trang ở dưới cùng. Hãy lật qua hết, để ý những cột lạc lõng ở cuối, hàng tiêu đề biến mất sau trang một, tỷ lệ nhỏ đến mức không đọc nổi, và những chỗ ngắt rơi vào giữa một nhóm dữ liệu.
View > Page Layout cho bạn chỉnh sửa trang tính trong lúc vẫn thấy lề, đầu trang và chân trang — tiện cho những chỉnh sửa cuối cùng.
Đó là trọn bộ thiết lập in của Excel. Chẳng có lý do gì phải dùng thứ khác cho việc này.
Công Việc In Duy Nhất Excel Không Làm Được
Mọi thứ ở trên làm cho một bảng tính đọc được qua một chồng trang giấy — mỗi tờ in ra là một trang của tài liệu, đọc lần lượt hết tờ này tới tờ khác.
Xếp ô lại là một việc khác: biến nhiều tờ giấy thành một tấm hình lớn duy nhất, dán lại với nhau rồi treo lên tường.
Excel không làm được việc thứ hai. Dải thu phóng của nó chạm trần từ rất lâu trước khi tới cỡ áp phích, không có chồng mép giữa các trang, không có dấu cắt, không có cách nào bảo nó “làm cái này rộng hai mét”, và ranh giới trang thì rơi đúng vào mép các ô. Đây không phải lời chê — bộ máy in của Excel được dựng cho tài liệu, và nó làm tốt việc đó.
Bạn đâm vào khoảng trống này khi có một biểu đồ Gantt phải treo lên tường, một biểu đồ ở đúng cỡ áp phích cho buổi thuyết trình hay cho xưởng sản xuất, một bản xuất PDF giờ cần lớn hơn tờ giấy, hoặc một bảng điều khiển phải đọc được từ khoảng cách ba mét.
Excel So Với Docuslice
| Tính năng | Microsoft Excel | Docuslice |
|---|---|---|
| Bảng tính đọc được qua chồng trang A4 | ✅ | ❌ không phải việc của nó |
| Lặp hàng tiêu đề trên mọi trang in | ✅ Print Titles | ❌ |
| Kiểm soát chính xác chỗ ngắt trang | ✅ Page Break Preview | ❌ |
| Dồn mọi cột vào một bề rộng trang | ✅ Scale to Fit | ❌ |
| Chọn thứ tự các trang in ra | ✅ xuống hay ngang | ❌ |
| Nhiều tờ dán thành một tấm hình lớn | ❌ | ✅ |
| In tác phẩm lớn hơn tờ giấy | ❌ thu phóng chạm trần | ✅ mọi kích thước tường |
| Chồng mép giữa các tờ | ❌ | ✅ mức sẵn 25–100% |
| Đường dẫn cắt | ❌ | ✅ đường cắt + dấu cắt kéo |
| Đánh số ô để ghép nối | ❌ | ✅ Cột và hàng hay Tuần tự |
| Đặt kích thước hoàn thiện chính xác | ❌ | ✅ mm, cm, m, in, ft |
| Đặt thẳng số tờ giấy | ❌ | ✅ chế độ lưới |
Không có gì ở đây thay thế được phần thiết lập in của Excel. Nếu thứ bạn cần in ra là một bảng tính, mọi thứ bạn cần đều nằm sẵn trong Excel.
In Biểu Đồ hay PDF Từ Excel Ở Đúng Cỡ Áp Phích
Hãy đưa tác phẩm ra khỏi Excel rồi xếp ô nó.
Bước 1 — Đưa nó ra khỏi Excel
- Một biểu đồ: hãy nhấn chuột phải lên nó rồi chọn Save as Picture. Nhớ nhấn vào viền của biểu đồ để cả biểu đồ được chọn chứ không phải một thành phần bên trong nó, kẻo tùy chọn ấy không hiện ra.
- Một trang tính hay cả tệp bảng tính: trên Windows là File > Export > Create PDF/XPS Document; trên Mac là File > Save As (hoặc File > Export) rồi chọn PDF. Hãy đặt vùng in và các tùy chọn Scale to Fit trước đã — tệp PDF được dựng từ chính phần thiết lập in hiện tại của bạn, nên mọi thứ ở trên vẫn còn nguyên giá trị.
Bước 2 — Mở tệp và chọn giấy của bạn
Hãy thả tệp lên canvas trong Docuslice rồi chọn giấy của bạn: Letter, Legal, A1 đến A6, A3+, Tabloid, Ledger, các khổ ảnh, hay một kích thước tùy chỉnh, theo hướng nào cũng được.
Bước 3 — Đặt kích thước hoàn thiện trên tường
Hãy chuyển sang chế độ kích thước và gõ vào kích thước hoàn thiện bằng milimét, xentimét, mét, inch hay foot — theo thứ bức tường cần, chứ không theo phần trăm. Lưới ô vẽ lại ngay khi bạn gõ. Chế độ lưới thì chạy theo chiều ngược lại: bạn chỉ định số tờ giấy.
Bước 4 — Chồng mép, số trang, xuất tệp
Hãy đặt mức chồng mép — Tắt, 25%, 50%, 75% hay 100% — để hai tờ kề nhau có chung một dải giấy dùng để cắt gọn và dán. Hãy bật đường cắt và dấu cắt kéo, cùng với số trang để cả chồng giấy còn ghép lại được: Cột và hàng, hoặc Tuần tự. Rồi xuất ra dưới dạng PDF xếp ô hoặc dưới dạng hình ảnh.
Đi theo đường PDF, tính năng xuất PDF vector trên gói Pro giữ các đường nét và phần chữ của biểu đồ ở dạng vector suốt quá trình xếp ô thay vì biến chúng thành điểm ảnh — đúng thứ mà một biểu đồ treo tường đầy đường lưới mảnh và nhãn chữ nhỏ cần tới. Bài Giới thiệu Xuất PDF Vector trong Docuslice nói về cách làm. Đi theo đường hình ảnh, DPI xuất mới là tùy chọn quan trọng: Tiêu chuẩn ở mức 160 là miễn phí, còn Cao ở mức 300 và Tối đa ở mức 600 nằm trong các gói trả phí, vốn là thanh toán một lần.
Docuslice chạy trong trình duyệt, kèm ứng dụng cho Mac, Windows, iOS và Android, cùng một bản miễn phí. Bài Cách in PDF khổ lớn ra nhiều trang đi qua trọn con đường PDF một cách chi tiết.
Câu Hỏi Thường Gặp
Page Layout > Scale to Fit, đặt Width thành 1 page và để Height ở Automatic. Mọi cột đều nằm gọn trong một bề rộng trang, còn các hàng thì chạy xuống bao nhiêu trang tùy theo nhu cầu.
Page Layout > Print Titles, rồi trong thẻ Sheet đặt Rows to repeat at top thành hàng tiêu đề của bạn. Freeze Panes không ảnh hưởng gì tới việc in — đó là thiết lập chỉ dành cho màn hình.
Gần như luôn là do một chỗ ngắt trang bị kéo ra phía ngoài, khiến Excel buộc phải thu nhỏ cả trang tính lại cho vừa. Hãy kiểm tra trong View > Page Break Preview, hoặc dùng Page Layout > Breaks > Reset All Page Breaks rồi đặt mức thu phóng một cách có chủ đích.
Microsoft ghi ra ba nguyên nhân khiến nút này trên ribbon bị mờ: đang có một biểu đồ được chọn, bạn đang sửa nội dung một ô, hoặc máy chưa cài máy in nào. Hãy nhấn vào một ô bình thường trước, rồi mới mở Print Titles. Hai trường hợp nữa chỉ vô hiệu hóa các ô bên trong hộp thoại — nhiều thẻ trang tính được chọn cùng lúc, khắc phục bằng cách nhấn vào một thẻ duy nhất để bỏ nhóm chúng, và việc mở Page Setup từ File > Print thay vì từ thẻ Page Layout.
Không. Bộ máy in của Excel chia một tài liệu thành các trang; nó không có xếp ô, không có chồng mép và không có dấu cắt. Hãy lưu biểu đồ thành hình ảnh hoặc xuất ra PDF, rồi xếp ô tệp đó. Một biểu đồ treo tường khổ A1 xếp ô lên chín tờ A4 — tính theo diện tích thì là tám, nhưng cái lưới làm tròn lên — còn khổ A0 thì lên hai mươi lăm tờ nếu để đúng con số ISO 841 x 1189 mm, hoặc mười sáu tờ nếu bạn nhập canvas là 840 x 1188 mm. Cả thang khổ giấy nằm trong bài Giải thích các kích thước áp phích; còn bài Cách in áp phích ra nhiều trang tại nhà nói về việc ghép chúng lại.
Dùng Thử Docuslice
Cứ in bảng tính trong Excel — hãy tìm tới Docuslice vào ngày mà cái biểu đồ phải lên tường.