Uma folha de cálculo larga contra uma impressora é uma luta que quase toda a gente perde nas primeiras vezes. As colunas caem fora da margem direita para páginas órfãs, a linha de cabeçalho aparece na página um e mais em lado nenhum, e a pilha impressa não faz sentido nenhum.
O Excel lida bem com tudo isto, e aqui fica a configuração completa — mais o único trabalho que não consegue fazer.
Comece por Pré-visualizar Quebras de Página
Comece com separador Ver > Pré-visualizar Quebras de Página, para ver o que o Excel está a planear neste momento.
Este guia é para a aplicação de computador, no Windows ou no Mac. O Excel para a Web consegue pré-visualizar e imprimir, mas não tem Pré-visualizar Quebras de Página, não permite adicionar nem mover quebras de página e não tem Imprimir Títulos — para configurar a impressão, use a aplicação de computador.
A folha é redesenhada com linhas azuis em cada limite de página e um número de página grande, a cinzento, sobre cada uma delas.
- As linhas azuis tracejadas são quebras que o Excel calculou sozinho.
- As linhas azuis contínuas são quebras que foram definidas manualmente.
- Arraste qualquer linha para mover a quebra. No momento em que arrasta uma quebra automática, ela passa a manual.
- Arraste uma quebra para fora para caber mais numa página e o Excel reduz a folha inteira para que caiba — o clássico «porque é que a minha impressão saiu microscópica».
Os comandos estão no separador Esquema de Página, em Quebras: Inserir Quebra de Página na célula selecionada, Remover Quebra de Página e Repor Todas as Quebras de Página.
Se herdou o ficheiro, comece por Repor Todas as Quebras de Página. Quebras manuais antigas são a razão mais comum para uma folha paginar de forma estranha.
Uma ressalva: a Microsoft documenta que as quebras de página manuais podem não ter efeito enquanto a folha estiver a ser dimensionada por Ajustar a um número de páginas — que é precisamente o que as caixas Largura e Altura da secção seguinte ligam. Nesse modo, é o Excel que calcula a paginação. As quebras manuais são uma ferramenta para o dimensionamento por percentagem, o Ajustar a uma percentagem do tamanho normal, por isso escolha um ou o outro.
Ajuste a largura a uma página e deixe a altura correr
A definição de impressão mais útil do Excel, e aquela em que as pessoas mais se enganam.
No separador Esquema de Página, no grupo Ajustar à Escala:
- Defina a Largura como 1 página.
- Deixe a Altura em Automático.
- Não mexa na caixa Escala — fica a cinzento assim que a Largura ou a Altura passa a ser um número de páginas em vez de Automático, e isso está correto.
Todas as colunas ficam numa página de largura e as linhas continuam para baixo por tantas páginas quantas forem precisas — quase sempre o que se quer de uma tabela comprida.
Não use «Ajustar Folha a Uma Página» nas definições de impressão: espreme as duas dimensões numa única folha e, numa folha de cálculo a sério, o resultado é ilegível.
Duas coisas a ter debaixo de olho:
O Excel reduz para além do que é sensato. Vai até aos 10% e, abaixo de uns 60%, a maioria das folhas de cálculo impressas deixa de ser legível. Se a Largura: 1 página empurrar a escala para tão baixo, estreite as colunas, tire um ponto ao tipo de letra, ligue a moldagem de texto ou oculte as colunas que não precisam de ser impressas.
Experimente primeiro a horizontal. Esquema de Página > Orientação > Horizontal. Uma tabela larga numa A4 na horizontal muitas vezes não precisa de dimensionamento nenhum.
Repita a linha de cabeçalho em todas as páginas
A página quatro sem os títulos das colunas não serve para nada. Fixar Painéis não ajuda — é só para o ecrã e não tem qualquer efeito na impressão.
O controlo que quer é separador Esquema de Página > Imprimir Títulos, que abre a caixa de diálogo Configurar Página no separador Folha:
- Linhas a repetir na parte superior — clique no botão de reduzir e selecione a sua linha de cabeçalho, ou escreva
$1:$1diretamente. Para um cabeçalho de duas linhas,$1:$2. - Colunas a repetir à esquerda — a mesma ideia para uma tabela larga cuja primeira coluna identifica cada linha. Normalmente
$A:$A.
Duas armadilhas que parecem uma avaria da funcionalidade:
- Imprimir Títulos fica a cinzento enquanto houver um gráfico selecionado, enquanto estiver a editar uma célula ou se não houver nenhuma impressora instalada — as três condições que a Microsoft documenta. Clique primeiro numa célula normal.
- A definição é por folha de cálculo e não por livro. E se estiverem vários separadores de folha selecionados ao mesmo tempo, as caixas Linhas e Colunas dentro da caixa de diálogo ficam indisponíveis até clicar num único separador para os desagrupar.
Defina a ordem das páginas
Quando uma folha é ao mesmo tempo mais larga e mais alta do que uma página, o Excel decide se percorre primeiro as linhas para baixo ou as colunas para o lado, e isso muda a forma como a pilha impressa se lê.
Abra a caixa de diálogo Configurar Página — a setinha no canto do grupo Configurar Página, no separador Esquema de Página — e vá ao separador Folha, a Ordem das páginas:
- Para baixo, depois para o lado imprime todas as linhas do primeiro bloco de colunas e só depois avança para a direita, para o bloco seguinte. É a predefinição.
- Para o lado, depois para baixo imprime primeiro toda a largura e só depois desce.
Numa tabela comprida com uma página de largura isto não faz diferença. Numa tabela larga com vários blocos de colunas, «Para o lado, depois para baixo» mantém cada faixa horizontal junta.
Defina a área de impressão e arrume a página
Mais algumas definições:
- Área de impressão. Selecione o intervalo e depois Esquema de Página > Área de Impressão > Definir Área de Impressão. Sem isso, o Excel imprime tudo o que considera utilizado, muitas vezes incluindo células vazias que alguma vez foram tocadas.
- Centre a tabela. Esquema de Página > Margens > Margens Personalizadas > Centrar na página > Horizontalmente. Evita que uma tabela estreita fique colada à margem esquerda.
- Linhas de grelha e cabeçalhos. Configurar Página > separador Folha. Marque Linhas de grelha para imprimir os limites das células, e Cabeçalhos de linhas e colunas se quem lê precisar dos endereços das células.
- Números de página no rodapé. Inserir > Cabeçalho e Rodapé e depois insira Número de Página e Número de Páginas. Uma impressão de doze páginas sem eles volta a montar-se mal.
- Apresentação dos erros. O separador Folha de Configurar Página deixa-o imprimir os erros das células como espaço em branco em vez de
#N/D, coisa que vale a pena fazer em tudo o que vá entregar a alguém.
Confirme antes de se comprometer
Ficheiro > Imprimir mostra uma pré-visualização completa, com navegação de páginas em baixo. Percorra-a toda, à procura de colunas órfãs no fim, linhas de cabeçalho em falta depois da página um, uma escala demasiado pequena para ler e quebras a cair a meio de um grupo.
Ver > Esquema de Página deixa-o editar a folha com as margens, os cabeçalhos e os rodapés à vista — útil para os últimos acertos.
É esta a configuração de impressão completa do Excel. Não há razão nenhuma para usar outra coisa para isto.
O único trabalho de impressão que o Excel não consegue fazer
Tudo o que está acima torna uma folha de cálculo legível ao longo de uma pilha de páginas — cada folha impressa é uma página de um documento, lidas umas a seguir às outras.
O mosaico é um trabalho diferente: transformar muitas folhas numa única imagem grande, colada com fita e pendurada numa parede.
O Excel não consegue fazer o segundo. O seu intervalo de dimensionamento fica muito aquém do tamanho de póster, não há sobreposição entre páginas, não há marcas de corte, não há maneira de dizer «põe isto com dois metros de largura» e os limites de página caem nos limites das células. Não é uma crítica — o motor de impressão do Excel foi feito para documentos, e é bom a fazê-lo.
Bate nesta falha com um gráfico de Gantt que tem de ir para uma parede, um gráfico em tamanho de póster a sério para uma apresentação ou para o chão de fábrica, uma exportação em PDF que agora precisa de ser maior do que o papel, ou um painel legível a três metros de distância.
Excel vs Docuslice
| Funcionalidade | Microsoft Excel | Docuslice |
|---|---|---|
| Folha de cálculo legível numa pilha de páginas A4 | ✅ | ❌ não é o trabalho dele |
| Repetir as linhas de cabeçalho em todas as páginas | ✅ Imprimir Títulos | ❌ |
| Controlar onde caem exatamente as quebras | ✅ Pré-visualizar Quebras de Página | ❌ |
| Ajustar todas as colunas a uma página de largura | ✅ Ajustar à Escala | ❌ |
| Escolher a ordem de saída das páginas | ✅ para baixo ou para o lado | ❌ |
| Muitas folhas coladas numa única imagem grande | ❌ | ✅ |
| Imprimir arte maior do que o papel | ❌ o dimensionamento tem teto | ✅ qualquer tamanho de parede |
| Sobreposição entre folhas | ❌ | ✅ predefinições de 25 a 100% |
| Guias de corte | ❌ | ✅ linhas de corte + marcas de tesoura |
| Blocos numerados para montagem | ❌ | ✅ Coluna e linha ou Sequência |
| Definir um tamanho final exato | ❌ | ✅ mm, cm, m, in, ft |
| Definir diretamente o número de folhas | ❌ | ✅ modo de grelha |
Nada disto substitui a configuração de impressão do Excel. Se o que vai entregar é uma folha de cálculo, tudo o que precisa está no Excel.
Imprimir um gráfico do Excel ou um PDF em tamanho de póster real
Tire a arte do Excel e divida-a em mosaico.
Passo 1 — Tire-a do Excel
- Um gráfico: clique nele com o botão direito e escolha Guardar como Imagem. Clique no limite do gráfico para que fique selecionado o gráfico inteiro e não um elemento lá dentro, senão a opção não aparece.
- Uma folha ou um livro: no Windows, Ficheiro > Exportar > Criar Documento PDF/XPS; no Mac, Ficheiro > Guardar Como (ou Ficheiro > Exportar) e escolha PDF. Defina primeiro a área de impressão e as opções de Ajustar à Escala — o PDF é construído a partir da sua configuração de impressão atual, por isso tudo o que está acima continua a valer.
Passo 2 — Abra-o e escolha o papel
Largue o ficheiro na tela do Docuslice e escolha o seu papel: Letter, Legal, A1 a A6, A3+, Tabloid, Ledger, os tamanhos de fotografia ou um tamanho personalizado, em qualquer das orientações.
Passo 3 — Defina o tamanho final na parede
Mude para o modo Tamanho e escreva o tamanho final em milímetros, centímetros, metros, polegadas ou pés — o que a parede pede, e não uma percentagem. A grelha de blocos é redesenhada à medida que escreve. O modo Grelha funciona ao contrário: é você que indica o número de folhas.
Passo 4 — Sobreposição, números de página, exportação
Defina a sobreposição — Desligado, 25%, 50%, 75% ou 100% — para que as folhas vizinhas partilhem uma tira para aparar e colar. Ligue as linhas de corte e as marcas de tesoura, e os números de página para que a pilha se volte a montar: Coluna e linha, ou Sequência. Depois exporte como PDF em mosaico ou como imagens.
Pelo caminho do PDF, a exportação de PDF vetorial no plano Pro mantém as linhas e o texto do gráfico como vetor ao longo do mosaico, em vez de os passar a pixels — que é o que um gráfico de parede feito de linhas de grelha finas e etiquetas pequenas precisa. Apresentamos a exportação de PDF vetorial no Docuslice explica como. Pelo caminho das imagens, o controlo é o DPI de exportação: Padrão a 160 grátis, Alta a 300 e Máx a 600 nos planos pagos, que são pagamentos únicos.
O Docuslice funciona no navegador, com aplicações para Mac, Windows, iOS e Android, e tem um plano gratuito. Como imprimir um PDF grande em várias páginas percorre o caminho do PDF ao pormenor.
Perguntas frequentes
Esquema de Página > Ajustar à Escala, defina a Largura como 1 página e deixe a Altura em Automático. Todas as colunas ficam numa página de largura e as linhas continuam para baixo por tantas páginas quantas forem precisas.
Esquema de Página > Imprimir Títulos e, no separador Folha, defina Linhas a repetir na parte superior como a sua linha de cabeçalho. Fixar Painéis não afeta a impressão — é uma definição só de ecrã.
Quase sempre por causa de uma quebra de página arrastada para fora, que obriga o Excel a reduzir a folha inteira para caber. Verifique em Ver > Pré-visualizar Quebras de Página, ou use Esquema de Página > Quebras > Repor Todas as Quebras de Página e defina o dimensionamento de propósito.
A Microsoft documenta três causas para o botão do friso ficar esbatido: há um gráfico selecionado, está a editar uma célula ou não há nenhuma impressora instalada. Clique primeiro numa célula normal e só depois abra Imprimir Títulos. Há mais dois casos que desativam apenas as caixas dentro da caixa de diálogo — vários separadores de folha selecionados ao mesmo tempo, resolvido clicando num único separador para os desagrupar, e chegar a Configurar Página a partir de Ficheiro > Imprimir em vez do separador Esquema de Página.
Não. O motor de impressão do Excel pagina um documento; não tem mosaico, não tem sobreposição e não tem marcas de corte. Guarde o gráfico como imagem ou exporte para PDF e depois divida esse ficheiro em mosaico. Um gráfico de parede A1 divide-se em nove folhas A4 — oito por área, mas a grelha arredonda para cima — e um A0 em vinte e cinco no seu tamanho ISO exato de 841 x 1189 mm, ou dezasseis se introduzir a tela como 840 x 1188 mm. A escada completa está em Tamanhos de póster explicados; Como imprimir um póster em várias páginas em casa trata da montagem.
Experimente o Docuslice
Mantenha a impressão da folha de cálculo no Excel — vá buscar o Docuslice no dia em que o gráfico tiver de ir para uma parede.