วิธีพิมพ์สเปรดชีตขนาดใหญ่ให้ครอบคลุมหลายหน้าใน Excel

สเปรดชีตที่กว้างกับเครื่องพิมพ์คือศึกที่คนส่วนใหญ่แพ้ในสองสามครั้งแรก คอลัมน์หล่นออกไปทางขอบขวาแล้วไปโผล่บนหน้าที่ลอยอยู่เดี่ยว ๆ แถวหัวตารางปรากฏบนหน้าแรกแล้วไม่โผล่อีกเลย และกองกระดาษที่พิมพ์ออกมาก็อ่านไม่รู้เรื่อง

Excel จัดการเรื่องพวกนี้ได้ดีทั้งหมด นี่คือการตั้งค่าทั้งชุด — พร้อมกับ งานอย่างเดียวที่ Excel ทำไม่ได้

เริ่มที่ Page Break Preview#

เริ่มด้วยแท็บ View > Page Break Preview เพื่อดูว่าตอนนี้ Excel วางแผนจะพิมพ์ออกมาอย่างไร

คู่มือนี้ว่าด้วยแอปเดสก์ท็อป ทั้งบน Windows และ Mac ส่วน Excel for the web ดูตัวอย่างและสั่งพิมพ์ได้ แต่ไม่มี Page Break Preview ไม่มีวิธีเพิ่มหรือย้ายรอยแบ่งหน้า และไม่มี Print Titles — ถ้าจะตั้งค่าการพิมพ์ ให้ใช้แอปเดสก์ท็อป

ชีตจะวาดใหม่โดยมีเส้นสีน้ำเงินอยู่ที่ขอบเขตของทุกหน้า และมีเลขหน้าสีเทาตัวใหญ่อยู่บนแต่ละหน้า

• เส้นสีน้ำเงินแบบประ คือรอยแบ่งที่ Excel คำนวณขึ้นมาเอง
• เส้นสีน้ำเงินทึบ คือรอยแบ่งที่ถูกตั้งด้วยมือ
• ลากเส้นไหนก็ได้ เพื่อย้ายรอยแบ่งนั้น วินาทีที่คุณลากรอยแบ่งอัตโนมัติ มันจะกลายเป็นรอยแบ่งที่ตั้งด้วยมือทันที
• ลากรอยแบ่งออกไปด้านนอก เพื่อยัดเนื้อหาลงหน้าเดียวให้ได้มากขึ้น แล้ว Excel จะย่อทั้งชีตลงเพื่อให้พอดี — ต้นเหตุคลาสสิกของ “ทำไมงานพิมพ์ของฉันออกมาเล็กจิ๋ว”

รายการคำสั่งอยู่บนแท็บ Page Layout ใต้ Breaks: Insert Page Break สำหรับใส่รอยแบ่งที่เซลล์ที่เลือกไว้, Remove Page Break และ Reset All Page Breaks

ถ้าไฟล์นี้รับช่วงต่อมาจากคนอื่น ให้เริ่มด้วย Reset All Page Breaks รอยแบ่งที่ตั้งด้วยมือซึ่งค้างอยู่คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ชีตแบ่งหน้าออกมาแปลก ๆ

มีข้อควรระวังหนึ่งข้อ: Microsoft ระบุไว้ว่ารอยแบ่งหน้าที่ตั้งด้วยมืออาจไม่มีผลขณะที่ชีตใช้การย่อขยายแบบ Fit to อยู่ — ซึ่งก็คือสิ่งที่กล่อง Width และ Height ในหัวข้อถัดไปเปิดใช้งาน ภายใต้ Fit to นั้น Excel เป็นฝ่ายคำนวณการแบ่งหน้าเอง ส่วนรอยแบ่งที่ตั้งด้วยมือเป็นเครื่องมือของการย่อขยายเป็นเปอร์เซ็นต์แบบ Adjust to ดังนั้นให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

บีบความกว้างให้พอดีหนึ่งหน้า แล้วปล่อยความสูงให้ไหลลงไป#

นี่คือการตั้งค่าการพิมพ์ที่มีประโยชน์ที่สุดใน Excel และเป็นตัวที่คนตั้งผิดบ่อยที่สุดด้วย

บนแท็บ Page Layout ในกลุ่ม Scale to Fit:

• ตั้ง Width เป็น 1 page
• ปล่อย Height ไว้ที่ Automatic
• อย่าไปยุ่งกับกล่อง Scale — มันจะเป็นสีเทาจางทันทีที่ Width หรือ Height ถูกตั้งเป็นจำนวนหน้าแทน Automatic และนั่นถูกต้องแล้ว

ทุกคอลัมน์จะลงบนความกว้างหน้าเดียว ส่วนแถวจะไหลลงไปกี่หน้าก็ได้เท่าที่มันต้องการ — ซึ่งแทบทุกครั้งคือสิ่งที่คุณอยากได้จากตารางยาว ๆ

อย่าใช้ “Fit Sheet on One Page” ในการตั้งค่าการพิมพ์ เพราะมันบีบทั้งสองด้านให้ลงกระดาษแผ่นเดียว และกับสเปรดชีตของจริง ผลลัพธ์คืออ่านไม่ออก

มีสองเรื่องที่ต้องคอยระวัง:

Excel ย่อได้ไกลเกินกว่าที่สมเหตุสมผล มันย่อลงไปได้ถึง 10% และต่ำกว่าราว 60% สเปรดชีตที่พิมพ์ออกมาส่วนใหญ่ก็เลิกอ่านออกแล้ว ถ้า Width: 1 page ดันการย่อขยายลงไปต่ำขนาดนั้น ให้ลดความกว้างคอลัมน์ ลดขนาดฟอนต์ลงหนึ่งพอยต์ เปิด wrap text หรือซ่อนคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์

ลองแนวนอนก่อน Page Layout > Orientation > Landscape ตารางกว้าง ๆ บนกระดาษ A4 แนวนอนมักไม่ต้องย่อขยายเลยสักนิด

พิมพ์แถวหัวตารางซ้ำบนทุกหน้า#

หน้าที่สี่ที่ไม่มีหัวคอลัมน์นั้นไร้ประโยชน์ ส่วน Freeze Panes ช่วยไม่ได้ — มันมีผลแค่บนหน้าจอ และไม่มีผลใด ๆ กับการพิมพ์

ตัวควบคุมที่คุณต้องการคือแท็บ Page Layout > Print Titles ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ Page Setup ขึ้นมาที่แท็บ Sheet:

• Rows to repeat at top — คลิกปุ่มยุบกล่องแล้วเลือกแถวหัวตารางของคุณ หรือพิมพ์ $1:$1 ลงไปตรง ๆ ถ้าหัวตารางมีสองแถว ให้ใช้ $1:$2
• Columns to repeat at left — แนวคิดเดียวกัน สำหรับตารางกว้างที่คอลัมน์แรกเป็นชื่อกำกับของแต่ละแถว โดยทั่วไปคือ $A:$A

มีสองจุดที่ทำให้ดูเหมือนฟีเจอร์นี้เสีย:

• Print Titles จะเป็นสีเทาจางกดไม่ได้ ขณะที่มีแผนภูมิถูกเลือกอยู่ ขณะที่คุณกำลังแก้ไขเซลล์ หรือถ้าไม่มีเครื่องพิมพ์ติดตั้งอยู่เลย — สามเงื่อนไขที่ Microsoft ระบุไว้ ให้คลิกเซลล์ธรรมดาสักเซลล์ก่อน
• การตั้งค่านี้เป็นของแต่ละเวิร์กชีต ไม่ใช่ของทั้งเวิร์กบุ๊ก และถ้าแท็บชีตหลายแท็บถูกเลือกไว้พร้อมกัน กล่อง Rows และ Columns ที่อยู่ข้างในกล่องโต้ตอบจะใช้ไม่ได้ จนกว่าคุณจะคลิกแท็บเดียวเพื่อยกเลิกการจัดกลุ่มมัน

ตั้งลำดับหน้า#

เมื่อชีตกว้างกว่าและสูงกว่าหนึ่งหน้าไปพร้อมกัน Excel จะเป็นฝ่ายตัดสินว่าจะไล่ลงตามแถวก่อนหรือไล่ข้ามไปตามคอลัมน์ก่อน และมันเปลี่ยนวิธีอ่านกองกระดาษที่พิมพ์ออกมา

เปิดกล่องโต้ตอบ Page Setup — ลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมของกลุ่ม Page Setup บนแท็บ Page Layout — แล้วไปที่แท็บ Sheet ใต้หัวข้อ Page order:

• Down, then over จะพิมพ์แถวทั้งหมดของคอลัมน์บล็อกแรกก่อน แล้วค่อยขยับไปทางขวาสู่บล็อกถัดไป นี่คือค่าเริ่มต้น
• Over, then down จะพิมพ์ข้ามไปจนสุดความกว้างก่อน แล้วค่อยขยับลงล่าง

กับตารางยาวที่กว้างหน้าเดียว เรื่องนี้ไม่ทำให้อะไรต่างไปเลย แต่กับตารางกว้างที่มีคอลัมน์หลายบล็อก “Over, then down” จะทำให้แถบแนวนอนแต่ละแถบอยู่ด้วยกันเป็นชุด

ตั้งพื้นที่พิมพ์แล้วเก็บหน้ากระดาษให้เรียบร้อย#

ยังมีการตั้งค่าอีกไม่กี่อย่าง:

• พื้นที่พิมพ์ เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ แล้วไป Page Layout > Print Area > Set Print Area ถ้าไม่ตั้ง Excel จะพิมพ์ทุกอย่างที่มันถือว่าถูกใช้งานแล้ว ซึ่งมักรวมถึงเซลล์ว่างที่เคยถูกแตะไปครั้งหนึ่ง
• จัดให้อยู่กึ่งกลาง Page Layout > Margins > Custom Margins > Center on page > Horizontally กันไม่ให้ตารางแคบ ๆ ไปเบียดอยู่ริมซ้าย
• เส้นตารางและหัวแถวหัวคอลัมน์ Page Setup > แท็บ Sheet ติ๊ก Gridlines เพื่อพิมพ์เส้นขอบเซลล์ออกมาด้วย และติ๊ก Row and column headings ถ้าคนอ่านจำเป็นต้องใช้ตำแหน่งเซลล์
• เลขหน้าในท้ายกระดาษ Insert > Header & Footer แล้วแทรก Page Number กับ Number of Pages งานพิมพ์สิบสองหน้าที่ไม่มีเลขหน้าประกอบกลับได้ยาก
• การแสดงข้อผิดพลาด Page Setup > แท็บ Sheet ให้คุณพิมพ์เซลล์ที่ผิดพลาดออกมาเป็นช่องว่างแทน #N/A ซึ่งคุ้มที่จะทำกับอะไรก็ตามที่คุณจะส่งต่อให้คนอื่น

ตรวจให้เรียบร้อยก่อนกดพิมพ์#

File > Print จะแสดงตัวอย่างเต็มพร้อมปุ่มเลื่อนหน้าอยู่ด้านล่าง ให้ไล่ดูให้ครบทุกหน้า มองหาคอลัมน์ที่หลุดไปลอยเดี่ยวอยู่ท้ายกอง แถวหัวตารางที่หายไปหลังหน้าแรก การย่อที่เล็กจนอ่านไม่ออก และรอยแบ่งที่ตกลงกลางกลุ่มข้อมูล

ส่วน View > Page Layout ให้คุณแก้ไขชีตโดยเห็นขอบกระดาษ หัวกระดาษ และท้ายกระดาษไปด้วย — มีประโยชน์ตอนเก็บรายละเอียดสุดท้าย

นั่นคือการตั้งค่าการพิมพ์ของ Excel ครบทั้งชุด และไม่มีเหตุผลที่จะไปใช้อย่างอื่นแทนเลย

งานพิมพ์อย่างเดียวที่ Excel ทำไม่ได้#

ทุกอย่างข้างบนทำให้สเปรดชีต อ่านรู้เรื่องตลอดกองกระดาษหลายหน้า — กระดาษแต่ละแผ่นคือหน้าหนึ่งของเอกสาร ที่อ่านต่อกันไปทีละหน้า

การแบ่งภาพลงหลายแผ่นเป็นงานคนละอย่าง: ทำให้กระดาษหลายแผ่นกลายเป็น ภาพใหญ่ภาพเดียว ที่ติดเทปต่อกันแล้วแขวนบนผนัง

Excel ทำอย่างที่สองไม่ได้ ช่วงการย่อขยายของมันชนเพดานตั้งแต่ยังห่างจากขนาดโปสเตอร์อยู่มาก ไม่มีการซ้อนทับระหว่างหน้า ไม่มีเครื่องหมายสำหรับตัด ไม่มีทางบอกมันว่า “ทำอันนี้ให้กว้างสองเมตร” และขอบเขตของหน้าก็ตกลงบนขอบเซลล์เสมอ นี่ไม่ใช่การตำหนิ — เครื่องมือพิมพ์ของ Excel ถูกสร้างมาเพื่อเอกสาร และมันทำงานนั้นได้ดี

คุณจะชนช่องว่างนี้เมื่อมีแผนภูมิ Gantt ที่ต้องขึ้นไปอยู่บนผนัง แผนภูมิที่ต้องได้ขนาดโปสเตอร์ของจริงสำหรับการนำเสนอหรือติดในโรงงาน ไฟล์ PDF ที่ส่งออกมาแล้วแต่ตอนนี้ต้องใหญ่กว่ากระดาษ หรือแดชบอร์ดที่ต้องอ่านออกจากระยะสามเมตร

Excel เทียบกับ Docuslice#

ไม่มีอะไรในนี้มาแทนการตั้งค่าการพิมพ์ของ Excel ได้ ถ้าผลลัพธ์ที่คุณต้องการคือสเปรดชีต ทุกอย่างที่คุณต้องใช้ก็อยู่ใน Excel แล้ว

พิมพ์แผนภูมิหรือ PDF จาก Excel ในขนาดโปสเตอร์จริง#

เอาชิ้นงานออกมาจาก Excel แล้วค่อยแบ่งมันลงหลายแผ่น

ขั้นที่ 1 — เอาไฟล์ออกจาก Excel#

• แผนภูมิ: คลิกขวาที่แผนภูมิแล้วเลือก Save as Picture ให้คลิกที่เส้นขอบของแผนภูมิเพื่อให้ทั้งแผนภูมิถูกเลือก ไม่ใช่องค์ประกอบชิ้นใดชิ้นหนึ่งที่อยู่ข้างใน ไม่อย่างนั้นตัวเลือกนี้จะไม่ปรากฏ
• ชีตหรือทั้งเวิร์กบุ๊ก: บน Windows ใช้ File > Export > Create PDF/XPS Document ส่วนบน Mac ใช้ File > Save As (หรือ File > Export) แล้วเลือก PDF ตั้งพื้นที่พิมพ์และตัวเลือก Scale to Fit ให้เรียบร้อยก่อน เพราะไฟล์ PDF ถูกสร้างขึ้นจากการตั้งค่าการพิมพ์ปัจจุบันของคุณ ทุกอย่างข้างบนจึงยังใช้อยู่

ขั้นที่ 2 — เปิดไฟล์แล้วเลือกกระดาษ#

ลากไฟล์มาวางบนแคนวาสใน Docuslice แล้วเลือกกระดาษของคุณ: Letter, Legal, A1 ถึง A6, A3+, Tabloid, Ledger, ขนาดภาพถ่าย หรือขนาดกำหนดเอง ได้ทั้งสองทิศทาง

ขั้นที่ 3 — ตั้งขนาดที่จะไปอยู่บนผนัง#

สลับไปที่โหมดขนาดแล้วพิมพ์ขนาดสำเร็จเป็นมิลลิเมตร เซนติเมตร เมตร นิ้ว หรือฟุต — ตามที่ผนังต้องการ ไม่ใช่เป็นเปอร์เซ็นต์ กริดการแบ่งหน้าจะวาดใหม่ขณะที่คุณพิมพ์ ส่วนโหมดกริดทำงานกลับทางกัน คือคุณเป็นคนกำหนดจำนวนแผ่นเอง

ขั้นที่ 4 — การซ้อนทับ หมายเลขหน้า และการส่งออก#

ตั้งการซ้อนทับ — ปิด, 25%, 50%, 75% หรือ 100% — เพื่อให้กระดาษที่อยู่ติดกันมีแถบร่วมกันไว้ตัดและติดกาว เปิดเส้นตัดและเครื่องหมายกรรไกร พร้อมกับหมายเลขหน้าเพื่อให้กองกระดาษประกอบกลับได้: คอลัมน์และแถว หรือ ลำดับ จากนั้นส่งออกเป็น PDF แบบแบ่งหน้า หรือส่งออกเป็นภาพก็ได้

ถ้าไปทางเส้นทาง PDF การส่งออก PDF แบบเวกเตอร์ในแพ็กเกจ Pro จะรักษาเส้นและตัวอักษรของแผนภูมิให้เป็นเวกเตอร์ตลอดกระบวนการแบ่งหน้า แทนที่จะแปลงมันเป็นพิกเซล — ซึ่งคือสิ่งที่แผนภูมิติดผนังที่เต็มไปด้วยเส้นตารางบาง ๆ และป้ายกำกับตัวเล็ก ๆ ต้องการ ขอแนะนำการส่งออก PDF แบบเวกเตอร์ใน Docuslice อธิบายวิธีทำไว้แล้ว ส่วนถ้าไปทางเส้นทางไฟล์ภาพ ตัวควบคุมคือ DPI การส่งออก: มาตรฐานที่ 160 ใช้ได้ฟรี ส่วนสูงที่ 300 และสูงสุดที่ 600 อยู่ในแพ็กเกจแบบเสียเงิน ซึ่งเป็นการจ่ายครั้งเดียว

Docuslice ทำงานในเบราว์เซอร์ พร้อมกับแอปสำหรับ Mac, Windows, iOS และ Android และมีแพ็กเกจฟรีให้ใช้ ส่วน วิธีพิมพ์ PDF ขนาดใหญ่ลงหลายหน้า พาเดินเส้นทางของ PDF อย่างละเอียดครบถ้วน

คำถามที่พบบ่อย#

ลองใช้ Docuslice#

• เว็บแอป Docuslice ออนไลน์
• Docuslice สำหรับ Mac
• Docuslice สำหรับ Windows
• Apple App Store
• Google Play

พิมพ์สเปรดชีตใน Excel ต่อไปได้เลย — แล้วค่อยหยิบ Docuslice ขึ้นมาในวันที่แผนภูมิต้องขึ้นไปอยู่บนผนัง