Skriv ut ett stort kalkylblad över flera sidor i Excel

Ett brett kalkylblad mot en skrivare är en kamp de flesta förlorar de första gångerna. Kolumner faller av högerkanten och hamnar på herrelösa sidor, rubrikraden syns på sida ett och ingen annanstans, och den utskrivna traven går inte att begripa.

Excel klarar allt det här bra, och här är hela uppsättningen — plus det enda jobb det inte klarar.

Börja i Förhandsgranska sidbrytningar#

Börja med fliken Visa > Förhandsgranska sidbrytningar för att se vad Excel just nu tänker göra.

Den här genomgången gäller skrivbordsappen, Windows eller Mac. Excel för webben kan förhandsgranska och skriva ut, men har ingen Förhandsgranska sidbrytningar, inget sätt att lägga till eller flytta sidbrytningar och ingen Skriv ut rubriker — använd skrivbordsappen för utskriftsinställningarna.

Bladet ritas om med blå linjer vid varje sidgräns och ett stort grått sidnummer på varje sida.

• Streckade blå linjer är brytningar som Excel räknat ut på egen hand.
• Heldragna blå linjer är brytningar som satts manuellt.
• Dra i vilken linje som helst för att flytta brytningen. I samma stund som du drar i en automatisk brytning blir den en manuell.
• Dra en brytning utåt så ryms mer på en sida, och Excel skalar ner hela bladet så att det får plats — den klassiska ”varför blev min utskrift mikroskopisk”.

Menyalternativen finns på fliken Sidlayout under Brytningar: Infoga sidbrytning vid den markerade cellen, Ta bort sidbrytning och Återställ alla sidbrytningar.

Har du ärvt filen, börja med Återställ alla sidbrytningar. Gamla manuella brytningar är den vanligaste orsaken till att ett blad paginerar konstigt.

En reservation: Microsoft dokumenterar att manuella sidbrytningar kanske inte får effekt medan bladet står på skalningen Anpassa till — alltså ”Anpassa till … sidor breda och … höga”, vilket är det som rutorna Bredd och Höjd i nästa avsnitt slår på. Under Anpassa till räknar Excel ut pagineringen själv. Manuella brytningar är ett verktyg för procentskalningen Justera till — ”Justera till … % av normal storlek” — så välj det ena eller det andra.

Anpassa bredden till en sida och låt höjden löpa#

Den nyttigaste utskriftsinställningen i Excel, och den som folk oftast gör fel.

På fliken Sidlayout, i gruppen Anpassa storlek:

• Ställ in Bredd på 1 sida.
• Lämna Höjd på Automatisk.
• Rör inte rutan Skala — den gråas ut så fort Bredd eller Höjd är ett sidantal istället för Automatisk, och det är korrekt.

Varje kolumn hamnar inom en sidbredd, och raderna löper vidare nedåt över så många sidor som de behöver — nästan alltid det du vill ha ur en lång tabell.

Använd inte ”Anpassa bladet till en sida” i utskriftsinställningarna: den pressar in båda måtten på ett enda ark, och på ett verkligt kalkylblad blir resultatet oläsligt.

Två saker att hålla ögonen på:

Excel skalar ner längre än vad som är klokt. Det går ända ner till 10%, och under ungefär 60% slutar de flesta utskrivna kalkylblad att vara läsbara. Trycker Bredd: 1 sida ner skalan så lågt — smalna av kolumnerna, dra ner teckenstorleken ett steg, slå på radbrytning i cellerna eller dölj kolumner som inte behöver skrivas ut.

Testa liggande först. Sidlayout > Orientering > Liggande. En bred tabell på liggande A4 behöver ofta ingen skalning alls.

Upprepa rubrikraden på varje sida#

Sida fyra utan kolumnrubriker är värdelös. Lås fönsterrutor hjälper inte — det gäller bara skärmen och påverkar inte utskriften.

Kontrollen du är ute efter är fliken Sidlayout > Skriv ut rubriker, som öppnar dialogrutan Utskriftsformat på dess flik Blad:

• Rader som ska upprepas överst — klicka på knappen som fäller ihop dialogrutan och markera din rubrikrad, eller skriv $1:$1 direkt. För en rubrik på två rader, $1:$2.
• Kolumner som ska upprepas till vänster — samma sak för en bred tabell vars första kolumn namnger varje rad. Vanligtvis $A:$A.

Två fällor som ser ut som att funktionen är trasig:

• Skriv ut rubriker är utgråat medan ett diagram är markerat, medan du redigerar en cell, eller om ingen skrivare är installerad — de tre villkor Microsoft dokumenterar. Klicka på en vanlig cell först.
• Inställningen gäller per kalkylblad, inte per arbetsbok. Och är flera bladflikar markerade samtidigt är rutorna Rader och Kolumner inne i dialogrutan otillgängliga tills du klickar på en enda flik för att avgruppera dem.

Ställ in sidordningen#

När ett blad är både bredare och högre än en sida bestämmer Excel om det ska arbeta sig nedåt genom raderna eller tvärs över kolumnerna först, och det ändrar hur den utskrivna traven läses.

Öppna dialogrutan Utskriftsformat — den lilla pilen i hörnet av gruppen Utskriftsformat på fliken Sidlayout — och gå till fliken Blad, under Sidordning:

• Nedåt, sedan över skriver ut alla rader i det första kolumnblocket och flyttar sig sedan åt höger till nästa block. Det är standardvalet.
• Över, sedan nedåt skriver ut tvärs över hela bredden först och flyttar sig sedan nedåt.

För en lång tabell som är en sida bred gör det ingen skillnad. För en bred tabell med flera kolumnblock håller ”Över, sedan nedåt” ihop varje vågrätt band.

Ange utskriftsområdet och städa sidan#

Några inställningar till:

• Utskriftsområde. Markera området, sedan Sidlayout > Utskriftsområde > Ange utskriftsområde. Utan det skriver Excel ut allt det räknar som använt, ofta även tomma celler som en gång har rörts.
• Centrera den. Sidlayout > Marginaler > Anpassade marginaler > Centrera på sidan > Vågrätt. Hindrar en smal tabell från att klistra sig mot vänsterkanten.
• Stödlinjer och rubriker. Utskriftsformat > fliken Blad. Kryssa i Stödlinjer för att skriva ut cellernas linjer, och Rad- och kolumnrubriker om läsaren behöver celladresser.
• Sidnummer i sidfoten. Infoga > Sidhuvud och sidfot, infoga sedan Sidnummer och Antal sidor. En tolvsidig utskrift utan dem går illa att sätta ihop igen.
• Felvisning. På fliken Blad i Utskriftsformat kan du skriva ut cellfel som tomma istället för #Saknas!, värt att göra för allt du lämnar vidare till någon annan.

Kontrollera innan du kör#

Arkiv > Skriv ut visar en fullständig förhandsgranskning med sidnavigering längst ned. Bläddra igenom alltihop och leta efter herrelösa kolumner på slutet, rubrikrader som saknas efter sida ett, en skala som är för liten att läsa, och brytningar som hamnar mitt i en grupp.

Visa > Sidlayout låter dig redigera bladet med marginaler, sidhuvuden och sidfötter synliga — bra för de sista justeringarna.

Det är hela utskriftsuppsättningen i Excel. Det finns ingen anledning att använda något annat till den saken.

Det enda utskriftsjobb Excel inte klarar#

Allt ovanstående gör ett kalkylblad läsbart över en trave sidor — varje utskrivet ark är en sida i ett dokument, läst efter varandra.

Kakelutskrift är ett annat jobb: att göra många ark till en enda stor bild, ihoptejpad och upphängd på en vägg.

Det andra klarar Excel inte. Skalningsomfånget tar slut långt före posterstorlek, det finns inget överlapp mellan sidor, inga klippmärken, inget sätt att säga ”gör den här två meter bred”, och sidgränserna hamnar vid cellkanter. Det är ingen kritik — Excels utskriftsmotor är byggd för dokument, och den är bra på dem.

Du springer in i glappet med ett Gantt-schema som ska upp på en vägg, ett diagram i verklig posterstorlek för en presentation eller ute i produktionen, en PDF-export som nu måste bli större än pappret, eller en instrumentpanel som ska gå att läsa på tre meters håll.

Excel jämfört med Docuslice#

Ingenting av det här ersätter Excels utskriftsinställningar. Är det du ska ha ut ett kalkylblad finns allt du behöver i Excel.

Skriv ut ett Excel-diagram eller en PDF i verklig posterstorlek#

Få ut motivet ur Excel och dela upp det.

Steg 1 — Få ut det ur Excel#

• Ett diagram: högerklicka på det och välj Spara som bild. Klicka på diagrammets ram så att hela diagrammet är markerat och inte ett element inuti det, annars dyker alternativet inte upp.
• Ett blad eller en arbetsbok: på Windows, Arkiv > Exportera > Skapa PDF/XPS-dokument; på Mac, Arkiv > Spara som (eller Arkiv > Exportera) och välj PDF. Ställ in utskriftsområdet och alternativen i Anpassa storlek först — PDF:en byggs utifrån dina nuvarande utskriftsinställningar, så allt ovanstående gäller fortfarande.

Steg 2 — Öppna filen och välj ditt papper#

Dra filen till canvasen i Docuslice och välj ditt papper: Letter, Legal, A1 till A6, A3+, Tabloid, Ledger, fotostorlekarna eller en anpassad storlek, i valfri orientering.

Steg 3 — Ange den färdiga väggstorleken#

Byt till storleksläget och skriv in den färdiga storleken i millimeter, centimeter, meter, tum eller fot — det väggen kräver, inte en procentsats. Kakelrutnätet ritas om medan du skriver. Rutnätsläget fungerar tvärtom: där anger du antalet ark.

Steg 4 — Överlapp, sidnummer, export#

Ställ in överlapp — Av, 25%, 50%, 75% eller 100% — så att grannark delar en remsa att putsa och limma. Slå på klipplinjer och saxmärken, och sidnummer så att traven går att sätta ihop igen: Kolumn & rad, eller Sekvens. Exportera sedan som en uppdelad PDF eller som bilder.

Går du PDF-vägen behåller vektor-PDF-export på Pro diagrammets linjer och text som vektor genom uppdelningen istället för att rastrera dem — precis vad en väggplansch av tunna stödlinjer och små etiketter behöver. Vi presenterar vektor-PDF-export i Docuslice förklarar hur. Går du bildvägen är export-DPI kontrollen: Standard på 160 gratis, Hög på 300 och Max på 600 på de betalda planerna, som är engångsbetalningar.

Docuslice körs i webbläsaren, med appar för Mac, Windows, iOS och Android, och en gratisnivå. Skriv ut en stor PDF på flera sidor går igenom PDF-vägen i full detalj.

Vanliga frågor#

Prova Docuslice#

• Docuslice webbapp online
• Docuslice för Mac
• Docuslice för Windows
• Apple App Store
• Google Play

Behåll kalkylbladsutskrifterna i Excel — ta fram Docuslice den dag diagrammet ska upp på en vägg.