Широкая таблица против принтера — бой, который первые несколько раз проигрывают почти все. Столбцы сваливаются за правый край на осиротевшие страницы, строка заголовка появляется на первой странице и больше нигде, а в напечатанной стопке невозможно разобраться.
Excel со всем этим справляется хорошо, и вот вся настройка целиком — плюс единственная задача, которая ему не по силам.
Начните со страничного режима
Начните с вкладки Вид > Страничный режим, чтобы увидеть, что Excel планирует сейчас.
Это руководство про настольное приложение, Windows или Mac. Excel в Интернете умеет показать предварительный просмотр и напечатать, но в нём нет ни страничного режима, ни возможности добавить или сдвинуть разрыв страницы, ни пункта Печатать заголовки — настройку печати делайте в настольном приложении.
Лист перерисовывается: на каждой границе страницы появляются синие линии, а на каждой странице — крупный серый номер.
- Пунктирные синие линии — это разрывы, которые Excel рассчитал сам.
- Сплошные синие линии — это разрывы, заданные вручную.
- Потяните любую линию, чтобы сдвинуть разрыв. В тот момент, когда вы тянете автоматический разрыв, он становится ручным.
- Потяните разрыв наружу — и на страницу поместится больше, а Excel уменьшит масштаб всего листа, чтобы это влезло: классическое «почему отпечаток вышел микроскопическим».
Сами пункты меню лежат на вкладке Разметка страницы под кнопкой Разрывы: Вставить разрыв страницы — в выбранной ячейке, Удалить разрыв страницы и Сброс разрывов страниц.
Если файл достался вам по наследству, начните со Сброса разрывов страниц. Оставшиеся от кого-то ручные разрывы — самая частая причина, по которой лист разбивается на страницы странно.
Одна оговорка: Microsoft документирует, что ручные разрывы страниц могут не сработать, пока лист масштабируется режимом разместить не более чем на — а его-то и включают поля Ширина и Высота из следующего раздела. В этом режиме Excel рассчитывает разбиение на страницы сам. Ручные разрывы — инструмент для процентного масштабирования установить % от натуральной величины, так что выбирайте одно или другое.
Впишите ширину в одну страницу, а высоте дайте расти
Самая полезная настройка печати в Excel — и та, в которой чаще всего ошибаются.
На вкладке Разметка страницы, в группе Вписать:
- В поле Ширина выберите 1 страница.
- В поле Высота оставьте Авто.
- Поле Масштаб не трогайте: оно становится недоступным, как только Ширина или Высота задана числом страниц, а не значением Авто, и это правильно.
Все столбцы укладываются в ширину одной страницы, а строки продолжаются вниз на столько страниц, сколько им нужно, — почти всегда именно это и требуется от длинной таблицы.
Не пользуйтесь пунктом «Вписать лист на одну страницу» в параметрах печати: он ужимает на один лист оба измерения сразу, и на настоящей таблице результат нечитаем.
Два момента, за которыми стоит следить:
Excel уменьшит масштаб сильнее, чем разумно. Он опускается до 10%, а ниже примерно 60% большинство напечатанных таблиц читаться перестают. Если Ширина: 1 страница загоняет масштаб так низко, сузьте столбцы, уменьшите шрифт на пункт, включите перенос текста или скройте столбцы, которые печатать не нужно.
Сначала попробуйте альбомную ориентацию. Разметка страницы > Ориентация > Альбомная. Широкой таблице на альбомном A4 масштабирование часто не нужно вовсе.
Повторяйте строку заголовка на каждой странице
Четвёртая страница без заголовков столбцов бесполезна. Закрепление областей тут не поможет: это экранная настройка, на печать она не влияет никак.
Нужный элемент — вкладка Разметка страницы > Печатать заголовки; она открывает диалог Параметры страницы на вкладке Лист:
- Сквозные строки — нажмите кнопку свёртывания и выделите свою строку заголовка или впишите
$1:$1прямо руками. Для заголовка из двух строк —$1:$2. - Сквозные столбцы — то же самое для широкой таблицы, у которой первый столбец подписывает каждую строку. Обычно это
$A:$A.
Две ловушки, из-за которых кажется, что функция сломана:
- Печатать заголовки недоступно, пока выделена диаграмма, пока вы редактируете ячейку или если не установлен ни один принтер, — три условия, которые документирует Microsoft. Сначала щёлкните по обычной ячейке.
- Настройка действует на лист, а не на книгу. И если несколько ярлычков листов выделены вместе, поля Сквозные строки и Сквозные столбцы внутри диалога недоступны, пока вы не щёлкнете по одному ярлычку и не разгруппируете их.
Задайте последовательность вывода страниц
Когда лист и шире, и выше одной страницы, Excel решает, идти ли ему сначала вниз по строкам или вправо по столбцам, и от этого зависит, как читается напечатанная стопка.
Откройте диалог Параметры страницы — маленькая стрелка в углу группы Параметры страницы на вкладке Разметка страницы — и перейдите на вкладку Лист, к разделу Последовательность вывода страниц:
- Вниз, затем вправо печатает все строки первого блока столбцов, а потом сдвигается вправо, к следующему блоку. Это вариант по умолчанию.
- Вправо, затем вниз печатает сначала всю ширину, а потом сдвигается вниз.
Для длинной таблицы шириной в одну страницу разницы нет. Для широкой таблицы с несколькими блоками столбцов вариант «Вправо, затем вниз» держит каждую горизонтальную полосу вместе.
Задайте область печати и приведите страницу в порядок
Ещё несколько настроек:
- Область печати. Выделите диапазон, затем Разметка страницы > Область печати > Задать. Без неё Excel печатает всё, что считает использованным, часто вместе с пустыми ячейками, которых однажды коснулись.
- Отцентрируйте. Разметка страницы > Поля > Настраиваемые поля > Центрировать на странице > горизонтально. Не даёт узкой таблице жаться к левому краю.
- Сетка и заголовки. Параметры страницы > вкладка Лист. Отметьте Сетку, чтобы напечатались границы ячеек, и Заголовки строк и столбцов, если читателю нужны адреса ячеек.
- Номера страниц в колонтитуле. Вставка > Колонтитулы, затем вставьте Номер страницы и Число страниц. Двенадцатистраничный отпечаток без них собирается плохо.
- Отображение ошибок. На вкладке Лист диалога Параметры страницы можно печатать ошибки в ячейках как пустые вместо
#Н/Д— стоит делать со всем, что вы кому-то передаёте.
Проверьте, прежде чем печатать
Файл > Печать показывает полный предварительный просмотр с навигацией по страницам внизу. Пролистайте его целиком и высматривайте осиротевшие столбцы в конце, пропавшие после первой страницы строки заголовка, слишком мелкий для чтения масштаб и разрывы, попадающие в середину группы.
Вид > Разметка страницы позволяет править лист, видя поля и колонтитулы, — удобно для последних правок.
Это и есть полная настройка печати в Excel. Пользоваться ради неё чем-то ещё незачем.
Единственная задача печати, которая Excel не по силам
Всё, что выше, делает таблицу читаемой на стопке страниц: каждый напечатанный лист — это страница документа, и читают их одну за другой.
Мозаичная печать — задача другая: собрать из многих листов одну большую картину, склеить её и повесить на стену.
Вторую Excel не умеет. Его диапазон масштабирования заканчивается далеко не доходя до размеров постера, между страницами нет нахлёста, нет меток реза, нет способа сказать «сделай это шириной два метра», а границы страниц проходят по краям ячеек. Это не упрёк: печатный движок Excel сделан для документов, и с ними он справляется хорошо.
В этот разрыв упираются с диаграммой Ганта, которую надо повесить на стену, с диаграммой в настоящем размере постера для презентации или для цеха, с экспортом в PDF, который теперь должен стать больше листа, или с дашбордом, читаемым с трёх метров.
Excel против Docuslice
| Функция | Microsoft Excel | Docuslice |
|---|---|---|
| Таблица, читаемая на стопке листов A4 | ✅ | ❌ не его задача |
| Повтор строк заголовка на каждой странице | ✅ Печатать заголовки | ❌ |
| Точный контроль, где проходят разрывы страниц | ✅ Страничный режим | ❌ |
| Вписать все столбцы в ширину одной страницы | ✅ Вписать | ❌ |
| Выбор порядка, в котором выходят страницы | ✅ вниз или вправо | ❌ |
| Много листов, склеенных в одну большую картину | ❌ | ✅ |
| Печать макета больше листа | ❌ масштабирование упирается в потолок | ✅ любой размер под стену |
| Нахлёст между листами | ❌ | ✅ пресеты 25–100% |
| Направляющие для реза | ❌ | ✅ линии реза + метки ножниц |
| Нумерация плиток для сборки | ❌ | ✅ Столбец и строка или Последовательность |
| Задать точный готовый размер | ❌ | ✅ mm, cm, m, in, ft |
| Задать количество листов напрямую | ❌ | ✅ режим Сетка |
Ничто из этого не заменяет настройку печати в Excel. Если у вас на выходе таблица, всё нужное есть в Excel.
Печать диаграммы Excel или PDF в настоящем размере постера
Выньте макет из Excel и разбейте его на плитки.
Шаг 1 — Выньте его из Excel
- Диаграмма: щёлкните по ней правой кнопкой и выберите Сохранить как рисунок. Щёлкните по границе диаграммы, чтобы выделенной оказалась диаграмма целиком, а не элемент внутри неё, иначе этот пункт не появится.
- Лист или книга: на Windows — Файл > Экспорт > Создать документ PDF/XPS; на Mac — Файл > Сохранить как (или Файл > Экспорт) и выберите PDF. Сначала задайте область печати и настройки группы Вписать: PDF строится по вашей текущей настройке печати, так что всё сказанное выше по-прежнему в силе.
Шаг 2 — Откройте его и выберите бумагу
Перетащите файл на холст в Docuslice и выберите бумагу: Letter, Legal, от A1 до A6, A3+, Tabloid, Ledger, фотоформаты или пользовательский размер — в любой ориентации.
Шаг 3 — Задайте готовый размер под стену
Переключитесь в режим Размер и введите готовый размер в миллиметрах, сантиметрах, метрах, дюймах или футах — тот, который нужен стене, а не проценты. Сетка плиток перерисовывается прямо по ходу ввода. Режим Сетка работает наоборот: количество листов вы назначаете сами.
Шаг 4 — Нахлёст, номера страниц, экспорт
Задайте нахлёст — Выключено, 25%, 50%, 75% или 100%, — чтобы у соседних листов была общая полоса под обрезку и склейку. Включите линии реза и метки ножниц, а ещё номера страниц, чтобы стопка потом собралась: Столбец и строка либо Последовательность. Затем экспортируйте мозаичным PDF или изображениями.
Если идти путём PDF, экспорт в векторный PDF на тарифе Pro проведёт линии и шрифт диаграммы через разбиение вектором, а не растром, — именно это нужно настенной диаграмме из тонких линий сетки и мелких подписей. Как это устроено, объясняет статья Представляем экспорт в векторный PDF в Docuslice. Если идти путём изображений, всё решает DPI экспорта: Стандарт на 160 бесплатно, Высокое на 300 и Макс на 600 — на платных тарифах, с разовой оплатой.
Docuslice работает в браузере, а ещё есть приложения для Mac, Windows, iOS и Android и бесплатный тариф. Статья Как напечатать большой PDF на нескольких страницах разбирает путь для PDF во всех подробностях.
Часто задаваемые вопросы
Разметка страницы > Вписать: поставьте Ширину в 1 страницу, а Высоту оставьте на Авто. Все столбцы укладываются в ширину одной страницы, а строки продолжаются вниз на столько страниц, сколько нужно.
Разметка страницы > Печатать заголовки, затем на вкладке Лист укажите свою строку заголовка в поле Сквозные строки. Закрепление областей на печать не влияет — это настройка только для экрана.
Почти всегда виноват разрыв страницы, вытянутый наружу: он вынуждает Excel уменьшить масштаб всего листа, чтобы всё влезло. Проверьте в Вид > Страничный режим или воспользуйтесь пунктом Разметка страницы > Разрывы > Сброс разрывов страниц и задайте масштаб осознанно.
Microsoft документирует три причины, по которым кнопка на ленте гаснет: выделена диаграмма, вы редактируете ячейку или не установлен ни один принтер. Сначала щёлкните по обычной ячейке, а потом откройте Печатать заголовки. Ещё два случая отключают только поля внутри диалога: несколько ярлычков листов выделены вместе — лечится щелчком по одному ярлычку, который их разгруппирует, — и заход в Параметры страницы из Файл > Печать вместо вкладки Разметка страницы.
Нет. Печатный движок Excel разбивает на страницы документ; ни мозаичной печати, ни нахлёста, ни меток реза у него нет. Сохраните диаграмму как рисунок или экспортируйте в PDF, а потом разбейте на плитки уже этот файл. Настенная диаграмма A1 раскладывается на девять листов A4 — по площади их восемь, но сетка округляется вверх, — а A0 на двадцать пять при точном размере по ISO 841 x 1189 mm или на шестнадцать, если задать холст как 840 x 1188 mm. Вся лестница форматов — в таблице размеров постеров; сборку разбирает статья Как напечатать постер на нескольких страницах дома.
Попробуйте Docuslice
Печать таблиц оставьте Excel, а к Docuslice обращайтесь в тот день, когда диаграмму нужно повесить на стену.