Leveä taulukko tulostinta vastaan on ottelu, jonka useimmat häviävät muutaman ensimmäisen kerran. Sarakkeet putoavat oikealta reunalta yli omille orvoille sivuilleen, otsikkorivi näkyy sivulla yksi eikä missään muualla, eikä tulostuneesta pinosta saa mitään tolkkua.
Excel hoitaa tämän kaiken hyvin, ja tässä on koko asetusketju — sekä se yksi työ, johon se ei pysty.
Aloita Page Break Preview -näkymästä
Aloita valinnalla View-välilehti > Page Break Preview nähdäksesi, mitä Excel tällä hetkellä suunnittelee.
Tämä läpikäynti koskee työpöytäsovellusta, Windowsissa tai Macissa. Excel for the web osaa esikatsella ja tulostaa, mutta siinä ei ole Page Break Preview -näkymää, keinoa lisätä tai siirtää sivunvaihtoja eikä Print Titles -toimintoa — tulostuksen asetuksiin käytä työpöytäsovellusta.
Taulukko piirtyy uudelleen: jokaisella sivurajalla on sininen viiva ja jokaisella sivulla suuri harmaa sivunumero.
- Katkoviivalliset siniset viivat ovat sivunvaihtoja, jotka Excel on päätellyt itse.
- Yhtenäiset siniset viivat ovat sivunvaihtoja, jotka on asetettu käsin.
- Vedä mitä tahansa viivaa siirtääksesi sivunvaihtoa. Sillä hetkellä kun vedät automaattista sivunvaihtoa, siitä tulee käsin asetettu.
- Vedä sivunvaihtoa ulospäin, niin yhdelle sivulle mahtuu enemmän ja Excel skaalaa koko taulukon pienemmäksi saadakseen sen mahtumaan — klassinen ”miksi tulosteestani tuli mikroskooppinen”.
Valikkokomennot ovat Page Layout -välilehdellä kohdassa Breaks: Insert Page Break valittuun soluun, Remove Page Break ja Reset All Page Breaks.
Jos tiedosto on peritty joltakulta toiselta, aloita komennolla Reset All Page Breaks. Vanhentuneet käsin asetetut sivunvaihdot ovat yleisin syy siihen, että taulukko jakautuu sivuille oudosti.
Yksi varaus: Microsoft dokumentoi, että käsin asetetut sivunvaihdot eivät välttämättä tule voimaan, kun taulukossa on käytössä Fit to -skaalaus — ja juuri sen kytkevät päälle seuraavan osan Width- ja Height-kentät. Fit to -tilassa Excel päättää sivujaon itse. Käsin asetetut sivunvaihdot ovat työkalu Adjust to -prosenttiskaalaukseen, joten valitse jompikumpi.
Sovita leveys yhdelle sivulle ja anna korkeuden juosta
Excelin hyödyllisin tulostusasetus, ja se jonka ihmiset useimmin asettavat väärin.
Page Layout -välilehdellä, Scale to Fit -ryhmässä:
- Aseta Width arvoon 1 page.
- Jätä Height arvoon Automatic.
- Jätä Scale-kenttä rauhaan — se harmaantuu heti kun Width tai Height on sivumäärä eikä Automatic, ja niin kuuluukin.
Jokainen sarake asettuu yhden sivun leveydelle, ja rivit jatkuvat alaspäin niin monelle sivulle kuin ne tarvitsevat — lähes aina juuri se, mitä pitkältä taulukolta haluat.
Älä käytä tulostusasetusten ”Fit Sheet on One Page” -valintaa: se puristaa molemmat suunnat yhdelle arkille, ja oikealla taulukolla lopputulos on lukukelvoton.
Kaksi asiaa, joita kannattaa varoa:
Excel skaalaa pidemmälle kuin on järkevää. Se menee alas 10 prosenttiin asti, ja noin 60 prosentin alapuolella useimmat tulostetut taulukot lakkaavat olemasta luettavia. Jos Width: 1 page painaa skaalauksen niin alas, kavenna sarakkeita, pudota fonttia pisteen verran, ota rivitys käyttöön tai piilota sarakkeet joita ei tarvitse tulostaa.
Kokeile ensin vaakasuuntaa. Page Layout > Orientation > Landscape. Leveä taulukko vaakasuuntaisella A4:llä ei useinkaan tarvitse skaalausta lainkaan.
Toista otsikkorivi jokaisella sivulla
Sivu neljä ilman sarakeotsikoita on hyödytön. Freeze Panes ei auta — se koskee vain näyttöä eikä vaikuta tulostukseen mitenkään.
Tarvitsemasi säädin on Page Layout -välilehti > Print Titles, joka avaa Page Setup -valintaikkunan Sheet-välilehdelle:
- Rows to repeat at top — napsauta kutistuspainiketta ja valitse otsikkorivisi, tai kirjoita
$1:$1suoraan. Kaksiriviselle otsikolle$1:$2. - Columns to repeat at left — sama idea leveälle taulukolle, jonka ensimmäinen sarake nimeää jokaisen rivin. Tyypillisesti
$A:$A.
Kaksi sudenkuoppaa, jotka näyttävät siltä kuin toiminto olisi rikki:
- Print Titles on harmaana silloin, kun kaavio on valittuna, kun olet muokkaamassa solua tai jos tulostinta ei ole asennettu — nämä kolme ehtoa Microsoft dokumentoi. Napsauta ensin tavallista solua.
- Asetus on laskentataulukkokohtainen, ei työkirjakohtainen. Ja jos useita taulukkovälilehtiä on valittuna yhtä aikaa, valintaikkunan sisällä olevat Rows- ja Columns-kentät eivät ole käytettävissä, ennen kuin napsautat yhtä välilehteä purkaaksesi ryhmityksen.
Aseta sivujärjestys
Kun taulukko on sekä leveämpi että korkeampi kuin yksi sivu, Excel päättää eteneekö se ensin rivejä alaspäin vai sarakkeita sivusuunnassa, ja se muuttaa sitä miten tulostunut pino luetaan.
Avaa Page Setup -valintaikkuna — pieni nuoli Page Layout -välilehden Page Setup -ryhmän kulmassa — ja siirry Sheet-välilehdelle kohtaan Page order:
- Down, then over tulostaa ensimmäisen sarakelohkon kaikki rivit ja siirtyy sitten oikealle seuraavaan lohkoon. Tämä on oletus.
- Over, then down tulostaa ensin koko leveydeltä ja siirtyy sitten alaspäin.
Yhden sivun levyisellä pitkällä taulukolla tällä ei ole väliä. Leveällä taulukolla, jossa on useita sarakelohkoja, ”Over, then down” pitää jokaisen vaakasuuntaisen kaistaleen yhdessä.
Aseta tulostusalue ja siisti sivu
Vielä muutama asetus:
- Tulostusalue. Valitse alue ja sitten Page Layout > Print Area > Set Print Area. Ilman sitä Excel tulostaa kaiken minkä se katsoo käytetyksi, usein mukaan lukien tyhjät solut joihin on kerran koskettu.
- Keskitä se. Page Layout > Margins > Custom Margins > Center on page > Horizontally. Estää kapeaa taulukkoa hakeutumasta kiinni vasempaan reunaan.
- Ruudukkoviivat ja otsikot. Page Setup > Sheet-välilehti. Rastita Gridlines tulostaaksesi solujen reunaviivat ja Row and column headings, jos lukija tarvitsee soluosoitteet.
- Sivunumerot alatunnisteeseen. Insert > Header & Footer, ja lisää sitten Page Number ja Number of Pages. Kaksitoistasivuinen tuloste ilman niitä kootaan huonosti takaisin.
- Virheiden näyttäminen. Page Setup > Sheet-välilehdellä voit tulostaa solujen virheet tyhjinä
#N/A-merkinnän sijaan, mikä kannattaa tehdä kaikelle, minkä ojennat jollekulle toiselle.
Tarkista ennen kuin sitoudut
File > Print näyttää täyden esikatselun, jonka alalaidassa on sivunavigointi. Selaa se kokonaan läpi ja etsi lopusta orpoja sarakkeita, sivun yksi jälkeen puuttuvia otsikkorivejä, liian pientä luettavaksi jäävää skaalausta ja sivunvaihtoja jotka osuvat ryhmän keskelle.
View > Page Layout antaa sinun muokata taulukkoa niin, että reunukset sekä ylä- ja alatunnisteet ovat näkyvissä — hyödyllistä viimeisiin korjauksiin.
Siinä on Excelin tulostusasetukset kokonaisuudessaan. Ei ole mitään syytä käyttää tähän mitään muuta.
Se yksi tulostustyö, johon Excel ei pysty
Kaikki edellä oleva tekee taulukosta luettavan usealle sivulle jaettuna — jokainen tulostettu arkki on asiakirjan sivu, ja ne luetaan peräkkäin.
Laatoitus on eri työ: monesta arkista tehdään yksi suuri kuva, joka teipataan yhteen ja ripustetaan seinälle.
Jälkimmäiseen Excel ei pysty. Sen skaalausalue loppuu reilusti ennen julistekokoa, sivujen välillä ei ole limitystä, leikkausmerkkejä ei ole, ei ole keinoa sanoa ”tee tästä kaksi metriä leveä”, ja sivurajat osuvat solujen reunoihin. Tämä ei ole moite — Excelin tulostusmoottori on rakennettu asiakirjoille, ja niissä se on hyvä.
Törmäät tähän aukkoon Gantt-kaavion kanssa, joka pitää saada seinälle, aidosti julistekokoisen kaavion kanssa esitystä tai tuotantotilaa varten, PDF-viennin kanssa jonka pitääkin nyt olla paperia suurempi, tai koontinäytön kanssa joka on luettava kolmen metrin päästä.
Excel vs Docuslice
| Ominaisuus | Microsoft Excel | Docuslice |
|---|---|---|
| Taulukko luettavissa A4-sivujen pinona | ✅ | ❌ ei sen tehtävä |
| Otsikkorivien toisto joka sivulla | ✅ Print Titles | ❌ |
| Sivunvaihtojen tarkka hallinta | ✅ Page Break Preview | ❌ |
| Kaikki sarakkeet yhden sivun leveydelle | ✅ Scale to Fit | ❌ |
| Sivujen tulostusjärjestyksen valinta | ✅ alas tai sivulle | ❌ |
| Monta arkkia teipattuna yhdeksi kuvaksi | ❌ | ✅ |
| Paperia suuremman kuvan tulostus | ❌ skaalaus loppuu | ✅ mikä tahansa seinäkoko |
| Limitys arkkien välillä | ❌ | ✅ esiasetukset 25–100% |
| Leikkausohjaimet | ❌ | ✅ leikkausviivat + sakset |
| Numeroidut laatat kokoamiseen | ❌ | ✅ Sarake ja rivi tai Sarja |
| Tarkan valmiin koon asetus | ❌ | ✅ mm, cm, m, in, ft |
| Arkkimäärän suora asetus | ❌ | ✅ ristikko-tila |
Mikään tässä ei korvaa Excelin tulostusasetuksia. Jos lopputuotteesi on taulukko, kaikki tarvitsemasi on Excelissä.
Excel-kaavion tai PDF:n tulostaminen todellisessa julistekoossa
Vie kuva ulos Excelistä ja laatoita se.
Vaihe 1 — Vie se ulos Excelistä
- Kaavio: napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Save as Picture. Napsauta kaavion reunaa, jotta valittuna on koko kaavio eikä jokin sen sisällä oleva osa, tai valintaa ei ilmesty näkyviin.
- Taulukko tai työkirja: Windowsissa File > Export > Create PDF/XPS Document; Macissa File > Save As (tai File > Export) ja valitse PDF. Aseta ensin tulostusalue ja Scale to Fit -asetukset — PDF rakennetaan nykyisistä tulostusasetuksistasi, joten kaikki edellä sanottu pätee yhä.
Vaihe 2 — Avaa se ja valitse paperi
Pudota tiedosto Docuslicen kankaalle ja valitse paperisi: Letter, Legal, A1–A6, A3+, Tabloid, Ledger, valokuvakoot tai mukautettu koko, kummassa suunnassa tahansa.
Vaihe 3 — Aseta valmis seinäkoko
Vaihda koko-tilaan ja kirjoita valmis koko millimetreinä, senttimetreinä, metreinä, tuumina tai jalkoina — se mitä seinä vaatii, ei prosenttilukua. Laattaruudukko piirtyy uudelleen sitä mukaa kun kirjoitat. Ristikko-tila toimii toisin päin: ilmoita arkkimäärä.
Vaihe 4 — Limitys, sivunumerot, vienti
Aseta limitys — Pois, 25%, 50%, 75% tai 100% — jotta vierekkäiset arkit jakavat kaistaleen, jonka voit leikata ja liimata. Ota käyttöön leikkausviivat ja sakset sekä sivunumerot, jotta pino järjestyy takaisin kokonaisuudeksi: Sarake ja rivi tai Sarja. Vie sitten laatoitettuna PDF:nä tai kuvina.
PDF-reittiä pitkin Pro-paketin vektori-PDF-vienti säilyttää kaavion viivat ja kirjasimet vektorina läpi laatoituksen sen sijaan että ne rasteroitaisiin — juuri sitä ohuista ruudukkoviivoista ja pienistä selitteistä koostuva seinäkaavio tarvitsee. Esittelyssä vektori-PDF-vienti Docuslicessa kertoo miten. Kuvareittiä pitkin säädin on vienti-DPI: Vakio 160 ilmaiseksi, Korkea 300 ja Maksimi 600 maksullisissa paketeissa, jotka ovat kertamaksuja.
Docuslice toimii selaimessa, ja siitä on sovellukset Macille, Windowsille, iOS:lle ja Androidille sekä ilmainen taso. Näin tulostat suuren PDF:n usealle sivulle käy PDF-reitin läpi täydessä laajuudessaan.
Usein kysytyt kysymykset
Page Layout > Scale to Fit, aseta Width arvoon 1 page ja jätä Height arvoon Automatic. Jokainen sarake asettuu yhden sivun leveydelle, ja rivit jatkuvat alaspäin niin monelle sivulle kuin tarvitaan.
Page Layout > Print Titles, ja aseta sitten Sheet-välilehdellä Rows to repeat at top otsikkoriviksesi. Freeze Panes ei vaikuta tulostukseen — se on vain näyttöä koskeva asetus.
Lähes aina syynä on ulospäin vedetty sivunvaihto, joka pakottaa Excelin skaalaamaan koko taulukon pienemmäksi mahtuakseen. Tarkista se näkymässä View > Page Break Preview, tai käytä komentoa Page Layout > Breaks > Reset All Page Breaks ja aseta skaalaus tarkoituksella.
Microsoft dokumentoi kolme syytä valintanauhan painikkeen himmenemiseen: kaavio on valittuna, olet muokkaamassa solua tai tulostinta ei ole asennettu. Napsauta ensin tavallista solua ja avaa sitten Print Titles. Kaksi muuta tapausta poistaa käytöstä vain valintaikkunan sisällä olevat kentät — useita taulukkovälilehtiä valittuna yhtä aikaa, mikä korjaantuu napsauttamalla yhtä välilehteä ryhmityksen purkamiseksi, sekä Page Setup -ikkunan avaaminen kohdasta File > Print eikä Page Layout -välilehdeltä.
Ei. Excelin tulostusmoottori jakaa asiakirjan sivuiksi; siinä ei ole laatoitusta, limitystä eikä leikkausmerkkejä. Tallenna kaavio kuvana tai vie PDF:ksi, ja laatoita sitten tuo tiedosto. A1-seinäkaavio laatoittuu yhdeksälle A4-arkille — pinta-alan mukaan kahdeksalle, mutta ruudukko pyöristyy ylöspäin — ja A0 kahdellekymmenelleviidelle tarkassa ISO-mitassaan 841 x 1189 mm, tai kuudelletoista jos syötät kankaan kooksi 840 x 1188 mm. Koko tikapuut löytyvät artikkelista Julistekoot selitettyinä; Näin tulostat julisteen usealle sivulle kotona käsittelee niiden kokoamisen.
Kokeile Docuslicea
Pidä taulukoiden tulostus Excelissä — tartu Docusliceen sinä päivänä, kun kaavio pitää saada seinälle.